====== Reisekosten erstatten lassen (HITeC) ======


Abrechnung und Erstattung von Reisekosten im Rahmen eines Forschungsprojekts über HITeC

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===== 🎯 Ziel des Prozesses =====  
Rückerstattung von dienstlich bedingten Reiseausgaben durch das Projektbudget über HITeC gemäß geltender Verwaltungsvorschriften

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===== 🧑‍🤝‍🧑 Beteiligte Rollen =====
  * Mitarbeitende:r (Reisende:r)
  * Projektleitung (z. B. Prof. Dr. Ulrike Steffens)
  * HITeC-Verwaltung (Lothar Hotz)

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===== 📋 Rahmenbedingungen =====
  * Es gilt ein projektbezogenes Reisebudget (z. B. 5.000 € für 2 Jahre)  
  * Die Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Reise  
  * Grundlage sind die Vorgaben der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder ([[#📁_dokumente_vorlagen|die Tabelle siehe unten]])  

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===== 🧭 Ablauf =====

=== 1. Reise durchführen und Belege sammeln ===  
  * z. B. Hotelrechnungen, Zugtickets, Zahlungsnachweise, ggf. Wechselkursnachweis  

=== 2. Reisekostenabrechnung ausfüllen === 
  * Excel-Datei von HITeC verwenden ([[#📁_dokumente_vorlagen|Vorlage siehe unten]])  
  * Auswahl des Reiseziels und automatischer Umrechner bei Fremdwährungen  
  * Eintrag der pauschalen Tagessätze (z. B. 77 €/Nacht für Tschechien)  
  * Verpflegungspauschale (z. B. 26 €/Tag) beachten → anteilige Kürzung bei Frühstück im Hotel  

=== 3. Ausdruck und Unterschrift ===  
  * Abrechnung muss eigenhändig unterschrieben werden  
  * Danach Unterschrift der Projektleitung (z. B. Dr. Prof. Ulrike Steffens) einholen  

=== 4. Einreichung bei HITeC (postalisch & per Mail) ===  
  * Versand der Unterlagen an [[lothar.hotz@hitec-hamburg.de|Lothar Hotz]] //→ [[https://www.fis.uni-hamburg.de/weitere/personen/detail.html?id=28829462-9844-483b-a356-065d18e4f61c| zu Personal Homepage]]//
  * Benötigt werden:
    * Ausgedruckte, unterschriebene Excel-Abrechnung
    * Ausgedruckte Excel-Abrechnung (unterschrieben), alle Belege im Original oder als Kopie per Email an Lothar Hotz zuschicken


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===== ⏳ Zeitrahmen / Fristen =====


  * Antrag sollte **zeitnah nach der Reise**, spätestens vor Projektende und im selben Kalenderjahr gestellt werden  
  * Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. **2 Wochen**


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===== 📁 Dokumente & Vorlagen =====

<WRAP info round box 100%>
 [[https://hawhamburgedu-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/wzv347_haw-hamburg_de/Ef01vmv1mi1AtGA57wdVl5YBbntcESwMeRLq6eFN1BxuYQ?wdOrigin=TEAMS-MAGLEV.p2p_ns.rwc&wdExp=TEAMS-TREATMENT&wdhostclicktime=1753114165004&web=1|Excel-Vorlage  ]] „Reisekostenabrechnung HITeC“ 
 
Reisekostenabrechnung HITeC: {{hitec:erstattung_reisekosten.xls| direkt zu Download(Excel-Vorlage)}} 

 [[https://www.tms.bund.de/Webs/TMS/DE/Gesetze/Reisekosten/Reisekostensaetze-Ausland/reisekostensaetze-ausland_node.html| Reisekostensätze Ausland ]] 

 [[https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Bundesbedienstete/Mobilitaet-Reisen/RV_RK_TG_UK/Rechtsgrundlagen/Dienstreisen/arvvwv_2025_pdf.pdf?__blob=publicationFile&v=2| ARVVwV 2025 inklusive Anlage]] (Tages- und Übernachtungssätze) 


📄 Ausdruck, Belegsammlung, Postversand

📬 **Postanschrift für die Einreichung:**  

Dr. Lothar Hotz \\  
HITeC e.V. \\  
c/o Fachbereich Informatik \\  
Vogt-Kölln-Str. 30 \\  
22527 Hamburg \\  
Deutschland  
</WRAP>

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===== ⚠️ Hinweise =====

<WRAP important round box 100%>
* Die Excel-Vorlage enthält **automatische Umrechnungstabellen** für Fremdwährungen \\  
* Es muss **immer der Wechselkurs des Ausgabetages** verwendet werden (nicht ein Mittelwert) \\  
* Tatsächliche Ausgaben könnten über den Pauschalsätzen liegen → **vorherige Abstimmung mit HITeC empfohlen** \\  
* **Keine Online-Einreichung der Excel-Abrechnung – postalischer Versand ist verpflichtend** \\  
</WRAP>

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