====== Zwischenbericht für IFB (Sachbericht & Mittelabruf) ====== Kurzbeschreibung: Dieser Prozess beschreibt die Erstellung und Einreichung des halbjährlichen Zwischenberichts an die IFB Hamburg, bestehend aus einem [[#🧾_sachbericht_(inhaltlicher_teil)|Sachbericht (inhaltlich)]] und einem [[#💶_mittelabruf_(finanzieller_teil)|Mittelabruf (finanziell)]] im Rahmen eines geförderten Forschungsprojekts ---- ===== 🎯 Ziel ===== Regelmäßige Berichterstattung über den inhaltlichen Fortschritt und die finanziellen Ausgaben an die IFB Hamburg gemäß Fördervorgaben. ---- ===== 👤 Beteiligte Rollen ===== * Projektmitarbeitende * Projektleitung – Unterschriften, Koordination * HITeC-Geschäftsführung (Lothar Hotz) – Kontrolle, Koordination * Projektpartner AKARA Solutions – Sachbericht, Einreichung * Pamela Kunert – Mittelabruf, Koordination * Silke Peters – AG-Belastungen, Personalverwaltung HITeC * IFB Hamburg: * Herr Palser – Projektkontakt * Frau Knelles – zuständig für Finanzen **Direkt zu:** [[#📬_kontakte|↓ Kontakte]] ---- ===== 📄 Bestandteile des Zwischenberichts ===== * **Sachbericht:** inhaltlicher Fortschritt * **Mittelabruf:** finanzielle Übersicht & Rückforderung ---- ===== 🧾 Sachbericht (inhaltlicher Teil) ===== * AKARA Solutions stellt das aktuelle **Template** in Microsoft Teams bereit * Beide Projektpartner (HAW & AKARA) füllen **den Bericht gemeinsam** aus * Die Inhalte orientieren sich an den im Förderantrag definierten Arbeitspaketen * Der Text ist formal frei, jedoch wird ein Vergleich zwischen geplanten und durchgeführten Maßnahmen erwartet * Der fertige Bericht wird ** von AKARA gesammelt eingereicht** → Versand per E-Mail **an Herrn Palser (IFB Hamburg)** **Direkt zu:** [[#📁_dokumente_vorlagen|↓ Dokumente & Vorlagen]] · [[#📬_kontakte|↓ Kontakte]] ---- ===== 💶 Mittelabruf (finanzieller Teil) ===== Ziel: Transparente Darstellung aller förderfähigen Ausgaben im Halbjahr (v. a. Personalkosten, ggf. Reisekosten). Die geprüften Mittel werden nach positiver Bewertung durch IFB ausgezahlt. **Bestandteile des Mittelabrufs:** * [[#📁_dokumente_vorlagen|Excel-Tabelle]] **Mittelabforderung“** * **Belegsammlung** für Personalausgaben (insb. AG-Belastungen) * Stundenzettel (für jeden Monat & jede Person) * ggf. ergänzende Unterlagen bei Neueinstellungen oder Gehaltsveränderungen * unterschriebenes & gestempeltes **Deckblatt** ---- ===== 🧾 Schritt-für-Schritt-Ablauf ===== ==== 1. AG-Belastungen anfordern ==== → Anfrage bei **Silke Peters (HITeC)** für den gesamten Abrechnungszeitraum. Enthält **Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen** und weitere gesetzlich vorgeschriebene Anteile. Diese Zahl ist höher als das individuelle Bruttogehalt und bildet die realen Projektkosten ab. ==== 2. Excel-Tabelle „Mittelabforderung“ ausfüllen ==== Die Tabelle ist in **mehrere Reiter unterteilt**. **Relevante Schritte:** - **Reiter „Ausgabenübersicht“:** * Projektname * Projektnummer * Berichtszeitraum * Gesamtsumme - **Reiter „Stundensätze“:** AG-Belastungen und Zeiträume * Bei **Gehaltsänderungen** muss eine **neue Zeile mit entsprechendem Zeitraum** ergänzt werden. * **Beispiel:** - //Pamela Kunert (Januar)// - //Pamela Kunert (Februar – August)// → **AG-Belastungen werden eingetragen (nicht nur das Gehalt!)** - **Reiter „Personalausgaben“:** - Für **jeden Monat** wird mit „1“ markiert, wann die Person aktiv war - Diese Markierungen werden mit den **AG-Belastungen** aus dem vorherigen Reiter verknüpft, um die **Gesamtausgabe automatisch zu berechnen** - Die **Plausibilität zwischen Zeitanteil und Gesamtbetrag** ist entscheidend - **Reiter „Reiseausgaben“ (falls zutreffend):** * Eingabe wie bei **Reisekostenabrechnung** (z. B. Pauschalen, Belegsumme) - **Reiter „Belegliste“, „Abschreibungen“:** * In der Regel für das aktuelle Projekt **nicht notwendig** * Können **leer bleiben oder ausgeblendet** werden ==== 3. Stundenzettel erfassen und einsammeln ==== Für jede:n Mitarbeitende:n muss pro Monat ein **Stundenzettel** ausgefüllt werden - **Unterschriften:** - der betroffenen Person - sowie der **Projektleitung** (z. B. Prof. Dr. Ulrike Steffens) Die Zettel werden **eingescannt und als PDF gespeichert** ==== 4. Weitere Unterlagen (je nach Person und Status) ==== Für jede:n **neu eingestellte:n Mitarbeitende:n** müssen zusätzlich eingereicht werden: * **Arbeitsvertrag** * **Lebenslauf** * **Abschlusszeugnis** (z. B. Bachelor/Master) * **Erste Lohnabrechnung** Bei **Gehaltserhöhungen** (z. B. durch Tarifentwicklung) zusätzlich: * **Neuer Vertrag** * **Erste Lohnabrechnung** nach der Änderung ==== 5. Kontrolle mit HITeC (Lothar Hotz) ==== - Gemeinsamer **Online-Termin zur Prüfung** - Zahlen gemeinsam durchgehen und ggf. korrigieren - Ziel: **nachvollziehbare und korrekte Summe auf dem Deckblatt** ==== 6. Finalisierung & Einreichung ==== **Deckblatt aus Excel drucken** → Unterschrift & Stempel durch **Lothar Hotz (HITeC)** → Danach **einscannen** **Einreichung bei IFB (zweistufig):** - Original per Post an die IFB Hamburg - Scan + Belege per E-Mail an Frau Knelles (Finanzen) **Stundenzettel (Originale)** → Per Post **an HITeC** zur internen Aufbewahrung ---- ===== ⏰ Fristen und formale Anforderungen ===== * Die Mittelabforderung muss **zeitnah nach Ablauf des Halbjahres** erfolgen * **Gemeinkostenpauschale:** 100 % (für wissenschaftliche Einrichtung) * Die Zahlen werden **exakt für das jeweilige Halbjahr** berechnet * IFB überweist nur, wenn sowohl Sachbericht als auch Mittelabruf **vollständig und korrekt** vorliegen * Bei verspäteter Einreichung kann die Rückerstattung gefährdet sein * Das Deckblatt enthält die **Gesamtsumme** der abgerufenen Mittel ---- ===== 💾 Ablage / Tools ===== - Excel-Formular (jeweils aktuelle Version) - PDF-Stundenzettel (pro Monat & Person) - PDF-Scans von Arbeitsverträgen, Zeugnissen etc. - Arbeitgeberbelastungsliste (Silke Peters) - Projektantrag (zum Abgleich der geplanten Kostenstruktur) **zu Kontakten:** [[#📬_kontakte|↓ Kontakte]] ---- ===== 📬 Kontakte ===== * [[lothar.hotz@hitec-hamburg.de|Lothar Hotz]] **(HITeC-Geschäftsführung)** - //lothar.hotz@uni-hamburg.de → [[https://www.fis.uni-hamburg.de/weitere/personen/detail.html?id=28829462-9844-483b-a356-065d18e4f61c| zu Personal Homepage]] // * [[silke.peters@uni-hamburg.de|Silke Peters]] **(Personalverwaltung HITeC)** - //silke.peters@uni-hamburg.de// * [[eike-christian.ramcke@akara-solutions.de|Eike-Christian Ramcke]] **(AKARA Solutions)** - //eike-christian.ramcke@akara-solutions.de// * [[d.palser@ifbhh.de|Herr Palser]] **(IFB Hamburg, Projektkontakt)** - //d.palser@ifbhh.de// ===== 📁 Dokumente & Vorlagen ===== **Hinweise zum Sachbericht:** {{hitec:hinweise_zum_sachbericht.pdf| Download(PDF)}}\\ **Mittelabforderung:** {{hitec:mittelabforderung.xlsx| Download(Excel-Vorlage)}} ===== 📦 Anschrift ===== 📬 **Postanschrift für die Einreichung:** Dr. Lothar Hotz \\ HITeC e.V. \\ c/o Fachbereich Informatik \\ Vogt-Kölln-Str. 30 \\ 22527 Hamburg \\ Deutschland