Zwischenbericht für IFB (Sachbericht & Mittelabruf)

Kurzbeschreibung: Dieser Prozess beschreibt die Erstellung und Einreichung des halbjährlichen Zwischenberichts an die IFB Hamburg, bestehend aus einem Sachbericht (inhaltlich) und einem Mittelabruf (finanziell) im Rahmen eines geförderten Forschungsprojekts

Regelmäßige Berichterstattung über den inhaltlichen Fortschritt und die finanziellen Ausgaben an die IFB Hamburg gemäß Fördervorgaben.

• Projektmitarbeitende
• Projektleitung – Unterschriften, Koordination
• HITeC-Geschäftsführung (Lothar Hotz) – Kontrolle, Koordination
• Projektpartner AKARA Solutions – Sachbericht, Einreichung
• Pamela Kunert – Mittelabruf, Koordination
• Silke Peters – AG-Belastungen, Personalverwaltung HITeC
• IFB Hamburg:
  • Herr Palser – Projektkontakt
  • Frau Knelles – zuständig für Finanzen

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• Sachbericht: inhaltlicher Fortschritt
• Mittelabruf: finanzielle Übersicht & Rückforderung

• AKARA Solutions stellt das aktuelle Template in Microsoft Teams bereit
• Beide Projektpartner (HAW & AKARA) füllen den Bericht gemeinsam aus
• Die Inhalte orientieren sich an den im Förderantrag definierten Arbeitspaketen
• Der Text ist formal frei, jedoch wird ein Vergleich zwischen geplanten und durchgeführten Maßnahmen erwartet
• Der fertige Bericht wird von AKARA gesammelt eingereicht → Versand per E-Mail an Herrn Palser (IFB Hamburg)

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Ziel: Transparente Darstellung aller förderfähigen Ausgaben im Halbjahr (v. a. Personalkosten, ggf. Reisekosten). Die geprüften Mittel werden nach positiver Bewertung durch IFB ausgezahlt.

Bestandteile des Mittelabrufs:

• Excel-Tabelle Mittelabforderung“
• Belegsammlung für Personalausgaben (insb. AG-Belastungen)
• Stundenzettel (für jeden Monat & jede Person)
• ggf. ergänzende Unterlagen bei Neueinstellungen oder Gehaltsveränderungen
• unterschriebenes & gestempeltes Deckblatt

Die Tabelle ist in mehrere Reiter unterteilt. Relevante Schritte:

- Reiter „Ausgabenübersicht“:

• Projektname
• Projektnummer
• Berichtszeitraum
• Gesamtsumme

- Reiter „Stundensätze“: AG-Belastungen und Zeiträume

• Bei Gehaltsänderungen muss eine neue Zeile mit entsprechendem Zeitraum ergänzt werden.
• Beispiel:
  1. Pamela Kunert (Januar)
  2. Pamela Kunert (Februar – August) → AG-Belastungen werden eingetragen (nicht nur das Gehalt!)

- Reiter „Personalausgaben“:

1. Für jeden Monat wird mit „1“ markiert, wann die Person aktiv war
2. Diese Markierungen werden mit den AG-Belastungen aus dem vorherigen Reiter verknüpft, um die Gesamtausgabe automatisch zu berechnen
3. Die Plausibilität zwischen Zeitanteil und Gesamtbetrag ist entscheidend

- Reiter „Reiseausgaben“ (falls zutreffend):

• Eingabe wie bei Reisekostenabrechnung (z. B. Pauschalen, Belegsumme)

- Reiter „Belegliste“, „Abschreibungen“:

• In der Regel für das aktuelle Projekt nicht notwendig
• Können leer bleiben oder ausgeblendet werden

Für jede:n Mitarbeitende:n muss pro Monat ein Stundenzettel ausgefüllt werden - Unterschriften:

1. der betroffenen Person
2. sowie der Projektleitung (z. B. Prof. Dr. Ulrike Steffens)

Die Zettel werden eingescannt und als PDF gespeichert

Für jede:n neu eingestellte:n Mitarbeitende:n müssen zusätzlich eingereicht werden:

• Arbeitsvertrag
• Lebenslauf
• Abschlusszeugnis (z. B. Bachelor/Master)
• Erste Lohnabrechnung

Bei Gehaltserhöhungen (z. B. durch Tarifentwicklung) zusätzlich:

• Neuer Vertrag
• Erste Lohnabrechnung nach der Änderung

1. Gemeinsamer Online-Termin zur Prüfung
2. Zahlen gemeinsam durchgehen und ggf. korrigieren
3. Ziel: nachvollziehbare und korrekte Summe auf dem Deckblatt

Deckblatt aus Excel drucken → Unterschrift & Stempel durch Lothar Hotz (HITeC) → Danach einscannen

Einreichung bei IFB (zweistufig):

1. Original per Post an die IFB Hamburg
2. Scan + Belege per E-Mail an Frau Knelles (Finanzen)

• Die Mittelabforderung muss zeitnah nach Ablauf des Halbjahres erfolgen
• Gemeinkostenpauschale: 100 % (für wissenschaftliche Einrichtung)
• Die Zahlen werden exakt für das jeweilige Halbjahr berechnet
• IFB überweist nur, wenn sowohl Sachbericht als auch Mittelabruf vollständig und korrekt vorliegen
• Bei verspäteter Einreichung kann die Rückerstattung gefährdet sein
• Das Deckblatt enthält die Gesamtsumme der abgerufenen Mittel

1. Excel-Formular (jeweils aktuelle Version)
2. PDF-Stundenzettel (pro Monat & Person)
3. PDF-Scans von Arbeitsverträgen, Zeugnissen etc.
4. Arbeitgeberbelastungsliste (Silke Peters)
5. Projektantrag (zum Abgleich der geplanten Kostenstruktur)

zu Kontakten: ↓ Kontakte

• Lothar Hotz (HITeC-Geschäftsführung) - lothar.hotz@uni-hamburg.de → zu Personal Homepage
• Silke Peters (Personalverwaltung HITeC) - silke.peters@uni-hamburg.de
• Eike-Christian Ramcke (AKARA Solutions) - eike-christian.ramcke@akara-solutions.de
• Herr Palser (IFB Hamburg, Projektkontakt) - d.palser@ifbhh.de

📬 Postanschrift für die Einreichung:

Dr. Lothar Hotz
HITeC e.V.
c/o Fachbereich Informatik
Vogt-Kölln-Str. 30
22527 Hamburg
Deutschland