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--- hitec:zwischenbericht_fuer_ifb_sachbericht_mittelabruf [2025/12/04 12:27] – [📬 Kontakte] k_demchuk
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+====== Zwischenbericht für IFB (Sachbericht & Mittelabruf) ======
+Kurzbeschreibung:
+Dieser Prozess beschreibt die Erstellung und Einreichung des halbjährlichen Zwischenberichts an die IFB Hamburg, bestehend aus einem [[#🧾_sachbericht_(inhaltlicher_teil)|Sachbericht (inhaltlich)]] und einem
+[[#💶_mittelabruf_(finanzieller_teil)|Mittelabruf (finanziell)]] im Rahmen eines geförderten Forschungsprojekts
+----
+===== 🎯 Ziel =====
+Regelmäßige Berichterstattung über den inhaltlichen Fortschritt und die finanziellen Ausgaben an die IFB Hamburg gemäß Fördervorgaben.
+----
+===== 👤 Beteiligte Rollen =====
+  * Projektmitarbeitende
+  * Projektleitung – Unterschriften, Koordination
+  * HITeC-Geschäftsführung (Lothar Hotz) – Kontrolle, Koordination
+  * Projektpartner AKARA Solutions – Sachbericht, Einreichung
+  * Pamela Kunert – Mittelabruf, Koordination
+  * Silke Peters – AG-Belastungen, Personalverwaltung HITeC
+  * IFB Hamburg:
+    * Herr Palser – Projektkontakt
+    * Frau Knelles – zuständig für Finanzen
+**Direkt zu:** [[#📬_kontakte|↓ Kontakte]]
+----
+===== 📄 Bestandteile des Zwischenberichts =====
+  * **Sachbericht:** inhaltlicher Fortschritt
+  * **Mittelabruf:** finanzielle Übersicht & Rückforderung
+----
+===== 🧾 Sachbericht (inhaltlicher Teil) =====
+  * AKARA Solutions stellt das aktuelle **Template** in Microsoft Teams bereit
+  * Beide Projektpartner (HAW & AKARA) füllen **den Bericht gemeinsam** aus
+  * Die Inhalte orientieren sich an den im Förderantrag definierten Arbeitspaketen
+  * Der Text ist formal frei, jedoch wird ein Vergleich zwischen geplanten und durchgeführten Maßnahmen erwartet
+  * Der fertige Bericht wird ** von AKARA gesammelt eingereicht**  →  Versand per E-Mail **an Herrn Palser (IFB Hamburg)**
+**Direkt zu:** [[#📁_dokumente_vorlagen|↓ Dokumente & Vorlagen]] · [[#📬_kontakte|↓ Kontakte]]
+----
+===== 💶 Mittelabruf (finanzieller Teil) =====
+Ziel: Transparente Darstellung aller förderfähigen Ausgaben im Halbjahr (v. a. Personalkosten, ggf. Reisekosten).
+Die geprüften Mittel werden nach positiver Bewertung durch IFB ausgezahlt.
+**Bestandteile des Mittelabrufs:**
+  * [[#📁_dokumente_vorlagen|Excel-Tabelle]] **Mittelabforderung“**
+  * **Belegsammlung** für Personalausgaben (insb. AG-Belastungen)
+  * Stundenzettel (für jeden Monat & jede Person)
+  * ggf. ergänzende Unterlagen bei Neueinstellungen oder Gehaltsveränderungen
+  * unterschriebenes & gestempeltes **Deckblatt**
+----
+===== 🧾 Schritt-für-Schritt-Ablauf =====
+<WRAP important 90% round center>
+==== 1. AG-Belastungen anfordern ====
+→ Anfrage bei **Silke Peters (HITeC)** für den gesamten Abrechnungszeitraum.
+Enthält **Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen** und weitere gesetzlich vorgeschriebene Anteile.
+Diese Zahl ist höher als das individuelle Bruttogehalt und bildet die realen Projektkosten ab.
+</WRAP>
+==== 2. Excel-Tabelle „Mittelabforderung“ ausfüllen ====
+Die Tabelle ist in **mehrere Reiter unterteilt**.
+**Relevante Schritte:**
+- **Reiter „Ausgabenübersicht“:**
+   * Projektname
+   * Projektnummer
+   * Berichtszeitraum
+   * Gesamtsumme
+- **Reiter „Stundensätze“:** AG-Belastungen und Zeiträume
+     * Bei **Gehaltsänderungen** muss eine **neue Zeile mit entsprechendem Zeitraum** ergänzt werden.
+     * **Beispiel:**
+        - //Pamela Kunert (Januar)//
+        -  //Pamela Kunert (Februar – August)// → **AG-Belastungen werden eingetragen (nicht nur das Gehalt!)**
+- **Reiter „Personalausgaben“:**
+     - Für **jeden Monat** wird mit „1“ markiert, wann die Person aktiv war
+     -  Diese Markierungen werden mit den **AG-Belastungen** aus dem vorherigen Reiter verknüpft, um die **Gesamtausgabe automatisch zu berechnen**
+     - Die **Plausibilität zwischen Zeitanteil und Gesamtbetrag** ist entscheidend
+- **Reiter „Reiseausgaben“ (falls zutreffend):**
+   * Eingabe wie bei **Reisekostenabrechnung** (z. B. Pauschalen, Belegsumme)
+- **Reiter „Belegliste“, „Abschreibungen“:**
+   *  In der Regel für das aktuelle Projekt **nicht notwendig**
+   *  Können **leer bleiben oder ausgeblendet** werden
+==== 3. Stundenzettel erfassen und einsammeln ====
+ Für jede:n Mitarbeitende:n muss pro Monat ein **Stundenzettel** ausgefüllt werden - **Unterschriften:**
+  - der betroffenen Person
+  - sowie der **Projektleitung** (z. B. Prof. Dr. Ulrike Steffens)
+ Die Zettel werden **eingescannt und als PDF gespeichert**
+==== 4. Weitere Unterlagen (je nach Person und Status) ====
+Für jede:n **neu eingestellte:n Mitarbeitende:n** müssen zusätzlich eingereicht werden:
+  *  **Arbeitsvertrag**
+  *  **Lebenslauf**
+  *  **Abschlusszeugnis** (z. B. Bachelor/Master)
+  *  **Erste Lohnabrechnung**
+Bei **Gehaltserhöhungen** (z. B. durch Tarifentwicklung) zusätzlich:
+  *  **Neuer Vertrag**
+  *  **Erste Lohnabrechnung** nach der Änderung
+==== 5. Kontrolle mit HITeC (Lothar Hotz) ====
+  - Gemeinsamer **Online-Termin zur Prüfung**
+  - Zahlen gemeinsam durchgehen und ggf. korrigieren
+  - Ziel: **nachvollziehbare und korrekte Summe auf dem Deckblatt**
+==== 6. Finalisierung & Einreichung ====
+**Deckblatt aus Excel drucken** → Unterschrift & Stempel durch **Lothar Hotz (HITeC)**  →  Danach **einscannen**
+**Einreichung bei IFB (zweistufig):**
+  - Original per Post an die IFB Hamburg
+  - Scan + Belege per E-Mail an Frau Knelles (Finanzen)
+<WRAP alert round center 80% padding:10px>
+**Stundenzettel (Originale)**
+→ Per Post **an HITeC** zur internen Aufbewahrung
+</WRAP>
+----
+===== ⏰ Fristen und formale Anforderungen =====
+  * Die Mittelabforderung muss **zeitnah nach Ablauf des Halbjahres** erfolgen
+  * **Gemeinkostenpauschale:** 100 % (für wissenschaftliche Einrichtung)
+  * Die Zahlen werden **exakt für das jeweilige Halbjahr** berechnet
+  * IFB überweist nur, wenn sowohl Sachbericht als auch Mittelabruf **vollständig und korrekt** vorliegen
+  * Bei verspäteter Einreichung kann die Rückerstattung gefährdet sein
+  * Das Deckblatt enthält die **Gesamtsumme** der abgerufenen Mittel
+----
+===== 💾 Ablage / Tools =====
+  - Excel-Formular (jeweils aktuelle Version)
+  - PDF-Stundenzettel (pro Monat & Person)
+  - PDF-Scans von Arbeitsverträgen, Zeugnissen etc.
+  - Arbeitgeberbelastungsliste (Silke Peters)
+  - Projektantrag (zum Abgleich der geplanten Kostenstruktur)
+**zu Kontakten:** [[#📬_kontakte|↓ Kontakte]]
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+===== 📬 Kontakte =====
+  * [[lothar.hotz@hitec-hamburg.de|Lothar Hotz]] **(HITeC-Geschäftsführung)** - //lothar.hotz@uni-hamburg.de → [[https://www.fis.uni-hamburg.de/weitere/personen/detail.html?id=28829462-9844-483b-a356-065d18e4f61c| zu Personal Homepage]] //
+  * [[silke.peters@uni-hamburg.de|Silke Peters]] **(Personalverwaltung HITeC)** - //silke.peters@uni-hamburg.de//
+  * [[eike-christian.ramcke@akara-solutions.de|Eike-Christian Ramcke]] **(AKARA Solutions)** - //eike-christian.ramcke@akara-solutions.de//
+  * [[d.palser@ifbhh.de|Herr Palser]] **(IFB Hamburg, Projektkontakt)** - //d.palser@ifbhh.de//
+===== 📁 Dokumente & Vorlagen  =====
+<WRAP info round center 90% padding:10px>
+**Hinweise zum Sachbericht:** {{hitec:hinweise_zum_sachbericht.pdf| Download(PDF)}}\\
+**Mittelabforderung:** {{hitec:mittelabforderung.xlsx| Download(Excel-Vorlage)}}
+</WRAP>
+===== 📦 Anschrift =====
+📬 **Postanschrift für die Einreichung:**
+Dr. Lothar Hotz \\
+HITeC e.V. \\
+c/o Fachbereich Informatik \\
+Vogt-Kölln-Str. 30 \\
+Hamburg \\
+Deutschland