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--- hitec:reisekosten_erstatten_lassen_hitec [2025/12/04 12:25] – [🧭 Ablauf] k_demchuk
+++ hitec:reisekosten_erstatten_lassen_hitec [2025/12/04 12:36] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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+====== Reisekosten erstatten lassen (HITeC) ======
+Abrechnung und Erstattung von Reisekosten im Rahmen eines Forschungsprojekts über HITeC
+----
+===== 🎯 Ziel des Prozesses =====
+Rückerstattung von dienstlich bedingten Reiseausgaben durch das Projektbudget über HITeC gemäß geltender Verwaltungsvorschriften
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+===== 🧑‍🤝‍🧑 Beteiligte Rollen =====
+  * Mitarbeitende:r (Reisende:r)
+  * Projektleitung (z. B. Prof. Dr. Ulrike Steffens)
+  * HITeC-Verwaltung (Lothar Hotz)
+----
+===== 📋 Rahmenbedingungen =====
+  * Es gilt ein projektbezogenes Reisebudget (z. B. 5.000 € für 2 Jahre)
+  * Die Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Reise
+  * Grundlage sind die Vorgaben der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder ([[#📁_dokumente_vorlagen|die Tabelle siehe unten]])
+----
+===== 🧭 Ablauf =====
+=== 1. Reise durchführen und Belege sammeln ===
+  * z. B. Hotelrechnungen, Zugtickets, Zahlungsnachweise, ggf. Wechselkursnachweis
+=== 2. Reisekostenabrechnung ausfüllen ===
+  * Excel-Datei von HITeC verwenden ([[#📁_dokumente_vorlagen|Vorlage siehe unten]])
+  * Auswahl des Reiseziels und automatischer Umrechner bei Fremdwährungen
+  * Eintrag der pauschalen Tagessätze (z. B. 77 €/Nacht für Tschechien)
+  * Verpflegungspauschale (z. B. 26 €/Tag) beachten → anteilige Kürzung bei Frühstück im Hotel
+=== 3. Ausdruck und Unterschrift ===
+  * Abrechnung muss eigenhändig unterschrieben werden
+  * Danach Unterschrift der Projektleitung (z. B. Dr. Prof. Ulrike Steffens) einholen
+=== 4. Einreichung bei HITeC (postalisch & per Mail) ===
+  * Versand der Unterlagen an [[lothar.hotz@hitec-hamburg.de|Lothar Hotz]] //→ [[https://www.fis.uni-hamburg.de/weitere/personen/detail.html?id=28829462-9844-483b-a356-065d18e4f61c| zu Personal Homepage]]//
+  * Benötigt werden:
+    * Ausgedruckte, unterschriebene Excel-Abrechnung
+    * Ausgedruckte Excel-Abrechnung (unterschrieben), alle Belege im Original oder als Kopie per Email an Lothar Hotz zuschicken
+----
+===== ⏳ Zeitrahmen / Fristen =====
+  * Antrag sollte **zeitnah nach der Reise**, spätestens vor Projektende und im selben Kalenderjahr gestellt werden
+  * Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. **2 Wochen**
+----
+===== 📁 Dokumente & Vorlagen =====
+<WRAP info round box 100%>
+ [[https://hawhamburgedu-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/wzv347_haw-hamburg_de/Ef01vmv1mi1AtGA57wdVl5YBbntcESwMeRLq6eFN1BxuYQ?wdOrigin=TEAMS-MAGLEV.p2p_ns.rwc&wdExp=TEAMS-TREATMENT&wdhostclicktime=1753114165004&web=1|Excel-Vorlage  ]] „Reisekostenabrechnung HITeC“
+Reisekostenabrechnung HITeC: {{hitec:erstattung_reisekosten.xls| direkt zu Download(Excel-Vorlage)}}
+ [[https://www.tms.bund.de/Webs/TMS/DE/Gesetze/Reisekosten/Reisekostensaetze-Ausland/reisekostensaetze-ausland_node.html| Reisekostensätze Ausland ]]
+ [[https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Bundesbedienstete/Mobilitaet-Reisen/RV_RK_TG_UK/Rechtsgrundlagen/Dienstreisen/arvvwv_2025_pdf.pdf?__blob=publicationFile&v=2| ARVVwV 2025 inklusive Anlage]] (Tages- und Übernachtungssätze)
+📄 Ausdruck, Belegsammlung, Postversand
+📬 **Postanschrift für die Einreichung:**
+Dr. Lothar Hotz \\
+HITeC e.V. \\
+c/o Fachbereich Informatik \\
+Vogt-Kölln-Str. 30 \\
+Hamburg \\
+Deutschland
+</WRAP>
+----
+===== ⚠️ Hinweise =====
+<WRAP important round box 100%>
+* Die Excel-Vorlage enthält **automatische Umrechnungstabellen** für Fremdwährungen \\
+* Es muss **immer der Wechselkurs des Ausgabetages** verwendet werden (nicht ein Mittelwert) \\
+* Tatsächliche Ausgaben könnten über den Pauschalsätzen liegen → **vorherige Abstimmung mit HITeC empfohlen** \\
+* **Keine Online-Einreichung der Excel-Abrechnung – postalischer Versand ist verpflichtend** \\
+</WRAP>
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