Abrechnung und Erstattung von Reisekosten im Rahmen eines Forschungsprojekts über HITeC

Rückerstattung von dienstlich bedingten Reiseausgaben durch das Projektbudget über HITeC gemäß geltender Verwaltungsvorschriften

• Mitarbeitende:r (Reisende:r)
• Projektleitung (z. B. Prof. Dr. Ulrike Steffens)
• HITeC-Verwaltung (Lothar Hotz)

• Es gilt ein projektbezogenes Reisebudget (z. B. 5.000 € für 2 Jahre)
• Die Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Reise
• Grundlage sind die Vorgaben der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (die Tabelle siehe unten)

• z. B. Hotelrechnungen, Zugtickets, Zahlungsnachweise, ggf. Wechselkursnachweis

• Excel-Datei von HITeC verwenden (Vorlage siehe unten)
• Auswahl des Reiseziels und automatischer Umrechner bei Fremdwährungen
• Eintrag der pauschalen Tagessätze (z. B. 77 €/Nacht für Tschechien)
• Verpflegungspauschale (z. B. 26 €/Tag) beachten → anteilige Kürzung bei Frühstück im Hotel

• Abrechnung muss eigenhändig unterschrieben werden
• Danach Unterschrift der Projektleitung (z. B. Dr. Prof. Ulrike Steffens) einholen

• Versand der Unterlagen an Lothar Hotz → zu Personal Homepage
• Benötigt werden:
  • Ausgedruckte, unterschriebene Excel-Abrechnung
  • Ausgedruckte Excel-Abrechnung (unterschrieben), alle Belege im Original oder als Kopie per Email an Lothar Hotz zuschicken

• Antrag sollte zeitnah nach der Reise, spätestens vor Projektende und im selben Kalenderjahr gestellt werden
• Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. 2 Wochen