Dieses Dokument beschreibt, wie das Prozess-Wiki gepflegt, erweitert und aktuell gehalten wird. Es dient als Orientierung für alle, die künftig neue Prozessseiten anlegen oder bestehende Inhalte überarbeiten. Ziel ist es, eine einheitliche, leicht verständliche und nachhaltige Prozessdokumentation zu sichern.

Das Wiki soll langfristig ein aktuelles, transparentes und gut strukturiertes Nachschlagewerk für alle Mitarbeitenden und Projektbeteiligten bleiben. Durch klare Pflegeabläufe und einfache Vorlagen wird sichergestellt, dass neue Seiten konsistent erstellt und bestehende regelmäßig geprüft werden.

Wiki-Beauftragte:r(Projektpfleger) / Projektassistenz : Koordination der Pflege, Qualitätssicherung

Ersteller:in neuer Seiten (z. B. Studierende, Hilfskräfte): Anlage und inhaltliche Pflege nach Vorlage

Projektleitung / Fachverantwortliche: Kontrolle der inhaltlichen Richtigkeit

Projektpfleger: Technische Wartung, Backup, Plugin-Aktualisierung

1. Neue Prozessseiten nach der offiziellen Vorlage anlegen
2. Bestehende Seiten regelmäßig auf Aktualität prüfen(sofort bei Änderungen oder mindestens alle 3–6 Monate)
3. Veraltete Inhalte kennzeichnen oder überarbeiten(z. B. durch Hinweis „In Überarbeitung“ oder Tag „archiviert“)
4. Anhänge (PDFs, Excel-Dateien) prüfen und ggf. aktualisieren
5. Interne Links, Icons und Formatierungen vereinheitlichen
6. Änderungen dokumentieren und ggf. durch zweite Person prüfen lassen
7. Sicherung des Wikis (z. B. PDF-Export oder Git-Backup)
8. Pflegeaufgaben werden durch die Wiki-Verantwortlichen oder beauftragte Studierende durchgeführt.

1. Überprüfung (halbjährlich): Alle Prozessseiten kurz durchsehen – stimmen Inhalte, Dateien und Links?
2. Aktualisierung: Änderungen im Prozess sofort im Wiki ergänzen.
3. Freigabe: Eine zweite Person prüft die Seite auf Verständlichkeit und Einheitlichkeit.
4. Archivierung: Alte Versionen werden als PDF exportiert oder im Git-Repository gesichert.

• DokuWiki-Editor für Textbearbeitung
• Media Manager zum Hochladen von Dateien (PDF, Excel etc.)
• Installierte Plugins: `wrap`, `pdfexport`, `struct`, `comment`, `bpmn.io`, `indexmenu`, `bureaucracy` (beim Bedarf neue Plugins installieren)
• Optional: Git-Backup oder manuelle Sicherung per PDF-Export

Eine Pflegeprüfung erfolgt mindestens einmal pro Semester oder nach jeder Prozessänderung, z. B. bei neuen Formularen, Zuständigkeiten oder Fristen.

Jede Prozessseite sollte folgende Mindestbestandteile enthalten:

1. 🎯 Ziel – Warum existiert der Prozess?

2. 👤 Beteiligte Rollen – Wer ist beteiligt?

3. 🧾 Ablauf – Schritt-für-Schritt-Beschreibung

4. ⏰ Fristen & Anforderungen

5. 💾 Ablage / Tools

6. 📞 Kontakt

7. 🗂️ Formulare / Dateien

Weitere Empfehlungen:

• Kurze, klare Sätze (keine langen Absätze)
• Einheitliche Icons und Überschriften (siehe Vorlage)
• Nur relevante Dokumente anhängen (keine Dubletten)
• Einheitliches Format: `===== Abschnittstitel =====`

Neue Seiten sollten auf der Vorlage „Vorlage – Prozessbeschreibung“ basieren: → Zur Vorlage für neue Prozessseiten

Die Vorlage enthält alle notwendigen Überschriften, Icons und Beispiele.

• Bei der Gelegenheit werden alte Versionen über den PDF-Export gesichert.
• Zusätzlich kann ein regelmäßiges Backup (z. B. über GitLab) erfolgen.
• Bei wesentlichen Änderungen: Versionsdatum im Seitenfuß oder im Abschnitt „Änderungshistorie“ ergänzen.

Wenn du neu im Team bist oder das Wiki pflegen möchtest:

1. Lies zunächst diese Seite vollständig durch.
2. Öffne die Vorlage für neue Prozessseiten.
3. Erstelle deine neue Seite im passenden Namespace (z. B. `hitec:`).
4. Prüfe nach dem Speichern, ob Formatierung und Struktur korrekt angezeigt werden.
5. Melde eventuelle Probleme oder Ideen zur Verbesserung an die Wiki-Verantwortlichen.

Bei Rückfragen oder Anmerkungen zur inhaltlichen oder strukturellen Gestaltung wenden Sie sich bitte an die jeweilige Prozessverantwortliche bzw. den jeweiligen Prozessverantwortlichen.