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Pflegeprozess für das DokuWiki-System
Dieser Prozess beschreibt die regelmäßige Pflege und Aktualisierung des DokuWiki-Systems der Forschungsgruppe Technik & Informatik. Ziel ist es, die Inhalte langfristig verständlich, aktuell und für alle Mitarbeitenden nutzbar zu halten.
🎯 Ziel des Prozesses
Der Pflegeprozess stellt sicher, dass:
- alle Prozessbeschreibungen aktuell und korrekt sind
- Rollen, Ansprechpartner und Dokumente regelmäßig überprüft werden
- Änderungen nachvollziehbar eingepflegt werden
- veraltete Inhalte nicht gelöscht, sondern archiviert werden
- neue Prozesse strukturiert und konsistent entstehen
🧑🤝🧑 Beteiligte Rollen
Wiki-Verantwortliche:r / Projektassistenz
- Pflegt Struktur, Formatierung und technische Aspekte
- Aktualisiert bestehende Seiten nach Rücksprache
- Verschiebt veraltete Inhalte ins Archiv
Prozessverantwortliche:r
- Verantwortlich für fachliche Korrektheit
- Meldet inhaltliche Änderungen
- Prüft neue Prozessentwürfe
- Beispiel: Pamela für IFB-Zwischenbericht
Projektleitung
- Entscheidet, welche Prozesse dokumentiert werden sollen
- Gibt teamübergreifende Prozesse frei (❗strategisch, nicht operativ)
Mitarbeitende / Nutzer:innen
- Können Feedback geben oder Fehler melden
- Nutzen `~~DISCUSSION~~` oder schreiben die zuständige Person direkt an
Direkt zu: ↓ Dokumente & Vorlagen
📋 Rahmenbedingungen
- Die Pflege erfolgt halbjährlich orientiert am Semesterzyklus (Januar und Juli).
- Änderungen erfolgen nach Bedarf (bei fachlichen Änderungen).
- Veraltete Prozesse werden nicht gelöscht, sondern in den Archivbereich verschoben.
❗Nutzer:innen benötigen keine technischen Kenntnisse, um Feedback zu geben.
🧭 Ablauf
1. Halbjährliche Überprüfung
Die Wiki-Verantwortliche Person prüft alle Seiten auf:
- Aktualität der Inhalte
- korrekte Rollen & Kontaktangaben
- funktionierende Links & Dokumente
- redundante oder überholte Prozesse
Falls Anpassungen nötig sind → Abstimmung mit Prozessverantwortlichen.
2. Neue Prozesse anstoßen
Neue Prozessideen entstehen durch:
- Kommentare im Diskussionsbereich `~~DISCUSSION~~`
- direkte *E-Mail an Prozessverantwortliche oder Wiki-Verantwortliche
‼️ Die Wiki-Verantwortliche Person legt anschließend einen Entwurf mit der offiziellen Prozessvorlage an.
3. Fachliche Prüfung & Freigabe
- Prozessverantwortliche prüfen den Entwurf inhaltlich.
- Projektleitung gibt teamübergreifende Prozesse frei.
- Nach Freigabe → Veröffentlichung im passenden Bereich (z. B. `prozesse:` oder `hitec:`).
4. Aktualisierung bestehender Prozesse
- Inhaltliche Änderungen → durch Prozessverantwortliche
- Technische/strukturelle Anpassungen → durch Wiki-Verantwortliche
- Automatische Aktualisierung am Seitenende wird gesetzt
5. Archivierung veralteter Prozesse
‼️ Wenn ein Prozess dauerhaft nicht mehr gültig ist (z. B. durch neue Regelungen ersetzt wurde):
- wird die Seite in einen Archivbereich verschoben, z. B.: `prozesse:archiv:seitentitel`
- am Anfang der archivierten Seite steht:
❌ Diese Seite ist archiviert und nicht mehr aktuell. Bitte verwenden Sie stattdessen die aktuelle Version (siehe Verlinkung im Text).
Das Archiv dient ausschließlich der Nachvollziehbarkeit, nicht der aktiven Arbeit.
6. Feedback & kontinuierliche Verbesserung
- Am Ende(falls zutreffend) der Prozessseiten befindet sich ein Diskussionsbereich (`~~DISCUSSION~~`).
- Nutzer:innen können dort Rückfragen stellen,Fehler melden oder Verbesserungsvorschläge einbringen.
- Die Wiki-Verantwortliche Person und/oder die Prozessverantwortung sichten dieses Feedback bei Gelegenheit und entscheiden gemeinsam, ob Anpassungen sinnvoll sind.
Größere strukturelle Änderungen werden mit der Projektleitung abgestimmt.
💬 Beispiel für fertige Seite
Ein Beispiel, wie eine ausgefüllte Vorlage aussieht, finden Sie hier: → Reisekosten erstatten lassen (HITeC)
⚙️ Hinweise
- Prozesse werden nur dann angepasst, wenn fachliche Änderungen vorliegen – es gibt kein separates Pflegeprotokoll.
- Archivierte Seiten werden nicht gelöscht, sondern klar als „nicht mehr aktuell“ gekennzeichnet und in den Archivbereich verschoben.
- Für neue Prozesse ist die offizielle Prozessvorlage zu verwenden.
- Bei Fragen zur Struktur, Syntax oder technischen Umsetzung unterstützt die Wiki-Verantwortliche Person.